Was meinen wir eigentlich mit Durchlaufzeit? Wenn man auf Abteilungsebene denkt, ist es die Zeit von Eintreffen einer Anforderung, bzw. von unserer Zusage, bis zur erfolgreichen Abarbeitung. Auf Ebene das ganzen Unternehmens muss man die Zeit von der Idee bis zur Umsetzung, d.h. bis das jeweilige Feature oder die Applikation beim Endkunden ankommt, betrachten. Bei aller Prozess-Optimierung sollte man immer im Hinterkopf behalten, dass es diese Gesamtzeit (Idee bis Umsetzung) ist, die zählt.

Die Geschichte von einer Idee bis zu ihrer Umsetzung kann zum Beispiel so aussehen:

1. Jemand hat eine Idee zum Einsatz von iPads zur besseren Kundenberatung beim Kauf von Sonnenbrillen.
2. Dazu wird ein Konzept geschrieben, das Projekt bekommt den Namen “iShades”.
3. Das Konzept wird beraten, für gut befunden, und das beantragte Budget wird für’s kommende Geschäftsjahr freigegeben.
4. Das Projekt iShades wird gestartet, geplante Dauer: 3 Monate.
5. Die Fertigstellung verzögert sich um 2 Monate, u.a. weil wichtige Ressourcen in einer Task Force gebraucht wurden.

Das kann man beispielhaft auf der Zeitachse eintragen:

• Idee bis Budget: 6 Monate. Das ist der Durchschnitt, wenn nur einmal pro Jahr Budget verteilt wird, z.B. im Dezember.
• Budget bis Start: 6 Monate. Das wäre ebenfalls der Durchschnitt, wenn Projekte über’s Jahr verteilt gestartet werden.
• Start bis Fertigstellung: 5 Monate, inkl. 2 Monate Verlängerung.

Man kann sich natürlich fragen: “Wie können wir in Zukunft Projekt-Verzögerungen vermeiden?” (Mehr Best Practices? Mehr Controlling?).

Die 2 Monate Verlängerung machen aber nur 12% der gesamten Durchlaufzeit von 17 Monaten aus. Der weitaus größere Hebel liegt also in der Frage: “Wie können wir uns so organisieren, dass von der Idee bis zum Projektstart nur noch 3 Monate vergehen?” Das würde im Beispiel die Durchlaufzeit um 9 Monate oder 53% verringern.

Matthias Berth