Gestern hatte ich beschrieben, wie eine Organisation in die Engpass-Falle geraten kann: ein Leistungsträger wird mehr und mehr unersetzlich und ist schließlich als Engpass so überlastet, dass nichts mehr geht. Alle sind mit der Situation unzufrieden – auch weil sie vom Leistungsträger abhängig sind, denn: “Ohne ihn würde hier alles zusammenbrechen.”
Wie kann man aus der Engpass-Falle entkommen? Das Pauschalrezept, alles Wissen nur zu verschriftlichen, führt jedenfalls meist nicht zum gewünschten Erfolg.
Die Ambivalenz zwischen der Überforderung des Engpasses und dem möglichen Verzicht auf Kontrolle kann in der Regel nicht durch die Person selbst aufgelöst werden, sondern erfordert den Einsatz der Führungskraft. Die nachstehenden Maßnahmen sind aus unserer Sicht zwingend erforderlich, um einen Engpass dauerhaft zu entlasten:
Reduzieren Sie den Zufluss an Aufgaben. Verringern Sie die Auslastung des Engpasses zunächst, indem Sie keine weiteren Projekte oder Aufgaben an den Engpass übertragen.
Begrenzen Sie die laufenden Aufgaben. Prüfen Sie gemeinsam, welche der derzeit laufenden Aufgaben vorläufig zurückgestellt werden können. Führen Sie ein WIP-Limit ein, etwa: “Es dürfen nie mehr als 3 Aufgaben in Bearbeitung sein. Bevor etwas neues angefangen wird, muss etwas anderes abgeschlossen werden.”
Stellen Sie dem Engpass ein Team zur Seite. Bilden Sie ein Team von willigen Mitarbeitern, die den Engpass ab sofort bei allen seinen Tätigkeiten begleiten, Fragen stellen und die Antworten bzw. den Kontext protokollieren.
Schirmen Sie den Engpass ab. Unterstützen Sie als Führungskraft die Entlastung und betreiben Sie aktiv Erwartungs-Management. Es ist jetzt Ihre Aufgabe, Verzögerungen bestehender Tätigkeiten zu erklären. Managen Sie als Führungskraft die Ungeduld der Entscheider, und verhindern Sie den direkten Zugriff auf den Engpass.
Unterstützen Sie den Wissenstransfer. Wissenstransfer benötigt Zeit, neue Aufgaben müssen dafür aktiv zurückgestellt werden. Unvermeidliche Lücken beim Wissenstransfer führen zu neuen Problemen. Diese müssen nachvollziehbar gelöst werden, aber nicht durch einen erneuten Heldeneinsatz des Engpasses.
Es kostet Kraft und Mut, einen Engpass zu entlasten; aber Sie betreiben damit aktiv die Risiko-Minimierung in Ihrem Unternehmen. Auch wenn es manchmal so scheinen mag: Schnelligkeit und Leistungsfähigkeit einer Organisation sind niemals das Produkt nur einer einzigen Person.
Christoph Lefkes