Schriftliche Arbeitsanweisungen, Vorschriften usw. haben einen schlechten Ruf. Zu oft haben “die in der Zentrale” anscheinend nichts Besseres zu tun, als im Wochentakt neue Anweisungen herauszugeben. Mitarbeiter/innen fühlen sich gegängelt, die Vorschriften sind einfach nur Micromanagement in schriftlicher Form.

Statt Vorschriften zu machen, sollte man mit Anleitungen arbeiten. Der größte Unterschied:

Anleitungen werden werden maßgeblich von denen geschrieben, die die Arbeit auch tun.

Eine Anleitung ist nicht:

• die Arbeitsanweisung von oben
• das einzig wahre Vorgehen, um eine Aufgabe zu erledigen
• ein Instrument, um Mitarbeitende zu disziplinieren

Vielmehr ist sie:

• hilfreich für die gerade zu erledigende Aufgabe
• etwas, woran man sich aus Einsicht hält, weil es Zeit spart und Fehler vermeidet.
• das beste Vorgehen, das wir derzeit kennen

Hilfreiche Anleitungen beschreiben einen Ablauf konkret und in kleinen Schritten. Denken Sie etwa an die Checklisten, die Piloten im Flugzeug verwenden. Wenn jemand, der seit einer Woche im Team ist, die Anleitung erfolgreich umsetzen kann, und zwar ohne Nachfragen und ohne in’s Grübeln zu kommen, dann ist sie gut genug.

Anleitungen werden laufend verbessert und angepasst, ebenfalls von denen, die sie anwenden. Anpassungen macht man am besten sofort und lässt dann jemand anderes gegenlesen. Word-Dokumente oder Google Docs mit Änderungsverfolgung sind OK. Wenn das Team sowieso den ganzen Tag viel mit Code zu tun hat, funktioniert der typische Git-Workflow mit Pull Requests natürlich auch hier.

Die Arbeit, die laufend in Anleitungen investiert wird, macht sich schnell bezahlt:

• Reibungsverluste im laufenden Betrieb werden verringert
• Fehler werden vermieden
• Neue Mitarbeiter können sich schneller einarbeiten
• Einzelne Mitarbeiter werden nicht zum Engpass, wenn jede/r eine Anleitung abarbeiten kann

Es gibt aber noch einen tiefer gehenden Vorteil: Einen Ablauf, der vielleicht schon Dutzende Male so oder so ähnlich ausgeführt wurde, sieht man jetzt “von außen”. Dadurch, dass er schriftlich festgehalten wurde, kann man ihn viel besser analysieren, diskutieren und damit verbessern.

Wie kann man nun damit anfangen, hilfreiche Anleitungen zu schreiben?

Suchen Sie sich einen Prozess heraus, der derzeit Probleme macht, z.B. weil es immer lange dauert, oder weil immer wieder was schiefgeht. Auch Prozesse, die nur eine/r machen kann, weil sie spezielles Know-How brauchen, sind gute Kandidaten für eine Anleitung.

Manchmal gibt es schon einen kleinen Anfang für eine Anleitung, z.B. knappe Notizen, die sich jemand gemacht hat. Jetzt müssen Sie nur noch den Ablauf beobachten, und nach jedem Schritt aufschreiben, was genau getan werden muss.

Beim nächsten Abarbeiten nimmt sich jemand anderes die Anleitung vor und behebt die dabei auftretenden Unklarheiten. Themen für weitere Anleitungen sind meist offensichtlich, sobald die erste Anleitung sich als nützlich erwiesen hat. Bleiben Sie am Ball, und schreiben Sie weitere Anleitungen, sobald der jeweilige Prozess auf die Tagesordnung kommt. In der ersten Version reicht es völlig, wenn man 80% richtig erfasst hat, kontinuierliche Verbesserung erledigt den Rest.

Matthias Berth