Die meisten Karten auf einem Kanban-Board stehen für work in process (WIP), also Dinge, die wir angefangen haben, die aber noch nicht fertig sind. Meist wird das Blickfeld noch etwas erweitert: in der Spalte ganz links (“Ready”) sieht man ein paar Dinge, die wir sehr bald anfangen wollen; ganz rechts steht, was wir gerade fertiggestellt haben (“Done”).

Auf dem Kanban-Board haben wir unsere WIP-Limits, und mit der empirisch beobachteten Abarbeitungsrate können wir Prognosen machen, wann etwas fertig sein wird. Von “Ready” bis “Done” haben wir also den Software-Lieferprozess ganz gut im Griff.

Ich will heute über die Arbeit schreiben, die sozusagen links neben dem Kanban-Board liegen müsste– die große Liste, in der die Anforderungen erstmal zwischengelagert werden, bevor sie an’s Board kommen. Wenn man das visualiseren würde, sähe es ungefähr so aus:

Viele Organisationen haben das Problem, dass diese Arbeit schneller reinkommt als sie abgearbeitet werden kann. Jeden Monat wächst die Zahl der unerledigten Feature-Wünsche, Support-Tickets usw.

Einige Symptome der überlasteten Projektorganisation sind einfach zu erkennen, dennoch ist Vielen die Problematik nicht bewusst. Kurz gesagt: Die Ankunftsrate ist größer als Abarbeitungsrate, und dadurch wächst der gestern besprochene “Bestand an Rohmaterial” stetig an.

Es hilft, wie ein Handwerker zu denken, wenn man Lean-Prinzipien verstehen will: Wie macht es ein Bäcker mit seinen Beständen an Rohmaterial, also dem Mehl im Lager und den Eiern im Kühlschrank? Er hat das Überlastungs-Problem eigentlich nie: niemand drängt ihm neue Säcke mit Mehl auf, der Bäcker kauft es einfach nach, wenn seine Vorräte zur Neige gehen. OK, manchmal spekuliert er vielleicht und schafft mehr an, als er kurzfristig verbraucht, oder er nutzt einen Mengenrabatt; aber seine Vorräte wachsen nicht unbegrenzt.

Der Bäcker praktiziert also im Großen und Ganzen “Pull” für sein Rohmaterial. Im Gegensatz dazu sind viele IT-Organisationen mit “Push” konfrontiert, d.h. die Arbeit wird ihnen “von außen” aufgedrängt. Mit der häufigen Folge, dass der Arbeitsvorrat stetig wächst.

Was kann man tun? Vor allem den Zufluss an Arbeit besser steuern.

• Transparenz schaffen. Wenn Sie ein Ticket-System haben, können Sie die Ankunfts- und die Abarbeitungsrate gut ermitteln. Machen Sie allen Beteiligten klar, dass einige Dinge auf ewig unerledigt bleiben werden, wenn sich nichts ändert.
• Einsicht fördern. Es ist niemandem geholfen, wenn wir weiterhin alles zusagen und damit anfangen – dadurch wird das WIP bzw. der Arbeitsvorrat nur immer weiter anwachsen. Wäre es dann nicht besser, wenn wir entscheiden, ob wir etwas erledigen, bevor wir damit anfangen? (Falls diese Einsicht Schwierigkeiten macht – wir hätten da einen Workshop im Angebot…).
• Vorräte durchforsten. Es hilft bei der späteren Priorisierung, wenn die obsolet gewordenen Anforderungen entfernt werden. Außerdem gibt es einen kleinen Motivationsschub: “Wir haben jetzt Arbeit für zwei Jahre im System, vorher waren es aber fünfeinhalb Jahre”. Das braucht Unterstützung von den Anforderern, eine Formulierungshilfe finden Sie unter “Die Warteschlange aktiv verkürzen” in 735 offene Tickets, was tun?. In diesem Rahmen kann man schon mal über Kriterien für die Ablehnung von Arbeit diskutieren.
• Zugänge besser steuern. Das kann bedeuten, dass man neue Anforderungen ablehnt, weil sie unausgereift sind, oder weil sie einen Mindestnutzen nicht überschreiten. Diese Einordnung muss zeitnah geschehen und am Besten anhand von festen Richtlinien begründet werden.
• Priorisierung einfordern und unterstützen. Etwas, was in der Spalte “Ready” ganz links steht, sollte wichtiger sein als alles im Arbeitsvorrat. Wenn wir auch dort eine Begrenzung einführen, zwingen wir “das Business”, sich zu entscheiden. Das kann z.B. in einem wöchentlichen Rhythmus geschehen: jeden Montag wird die Spalte “Ready” bis auf maximal 5 Karten aufgefüllt. In der Software-Kanban-Methodik heißt das Replenishment (Nachfüllen) – es wird dafür gesorgt, dass gerade genug neue Arbeit verfügbar ist.

Die Abarbeitungsrate ist die andere Seite der Medaille: Wenn wir sie dauerhaft größer als die Ankunftsrate machen können, verschwindet das Überlastungsproblem mit der Zeit.

• Besser werden. Die kontinuierliche Verbesserung des gesamten Software-Lieferprozesses ist eine Daueraufgabe. Wenn man z.B. Qualitätsmängel, Kommunikationsprobleme und Engpässe angeht, steigert man damit automatisch die Abarbeitungsrate.
• Kapazität erweitern. Dies führe ich bewusst als letzten Punkt an, weil zuerst die vorhergehenden Maßnahmen weitgehend ausgeschöpft werden sollten. Interessanterweise lassen diese sich fast ohne Kostensteigerungen durchführen, während mehr Kapazität auch immer mit Mehrkosten verbunden ist.

Nach Umsetzung dieser Maßnahmen werden Sie höchstwahrscheinlich immer noch nicht alle Wünsche erfüllen können, die an Sie herangetragen werden. Aber immerhin gibt es dann zuverlässige Prognosen für zugesagte Arbeit, und es wird eine bewusste Entscheidung darüber getroffen, was nicht erledigt wird.

Matthias Berth