Das Company Handbook von STANWOOD enthält alles Mögliche, von Werten

We try to fail often and fast. Failure is the best way to learn.

über das Buchen von Flügen für Dienstreisen

Every team member books and pays their flights, train rides or car trips themselves in advance and expenses them.

und die OKRs für 2019 (Objective 1: Grow, Objective 2: Delight clients,…). STANWOOD ist eine Digitalagentur, deren ca. 40 Mitarbeitende über 6 Standorte in Europa verteilt sind. An diesem Handbuch kann man einige Best Practices gut erklären.

Alles ist für alle sichtbar. Statt umständlich aufzuteilen in “Relevant für Job X” und “Musst Du nicht wissen” ist per Default alles sichtbar. Nur, was privat bleiben muss, z.B. die Arbeitsverträge, wird nicht offen gelegt. Transparenz und Offenheit sind Unternehmenswerte, mit der Veröffentlichung des Handbuchs geht STANWOOD noch einen Schritt weiter.

Änderungen sind schnell und relativ unkompliziert. Das Dokument ist ein großes File im Markdown-Format, unter Versionsverwaltung auf GitLab. Als solches lässt es sich mit jedem Texteditor und sogar im Web-Browser ändern, und es sieht einigermaßen ansprechend aus. Statt eines einzigen Textfiles bevorzuge ich eher eine Sammlung von einzelnen Dokumenten, so wie im Company Handbook von Made Tech, das wir vor einiger Zeit besprochen hatten.

Für Softwareentwickler ist der Umgang mit Textfiles die einfachste Sache der Welt, in anderen Umgebungen braucht es etwas Einarbeitung. Mit einem geteilten Ordner voller Google Docs kann man fast genau so gut arbeiten. Die Form ist nicht entscheidend, wichtig ist vielmehr, dass es einen Ort gibt, wo man all das Prozesswissen dokumentieren kann, das eine Organisation im Laufe der Zeit erwirbt.

Es muss nicht perfekt sein. Wenn das Handbuch sowieso als sich entwickelndes Dokument angelegt ist, muss nicht mehr alles im ersten Anlauf perfekt sein. Vielmehr ist die aktuelle Fassung eine stabile Grundlage für weitere kontinuierliche Verbesserungen.

Alle können und sollen daran mitarbeiten. GitLab unterstützt Änderungsvorschläge und ggf. eine zugehörige Diskussion, so wie es beim Arbeiten mit Code üblich ist. Außerdem kann man Probleme bzw. Änderungswünsche über Tickets anmelden. Booking Travel & Invoices ist ein Beispiel dafür, wo ein Mitarbeiter eine Vereinfachung für die Abrechnung von Reisekosten vorschlägt. Leider geht es nicht so einfach, das Ticket wurde geschlossen. Es ist aber natürlich für alle weiterhin verfügbar, falls dasselbe Thema noch mal auftauchen sollte.

Die Schwelle für Änderungen sollte möglichst niedrig sein, dann vermeidet man dass ein Handbuch als Sammlung “von oben” erlassener Vorschriften gesehen wird. Eben Anleitungen statt Vorschriften.

Matthias Berth