In den letzten Jahren haben wir verschiedene Formate in der Praxis getestet, um gemeinsam mit unseren Kunden möglichst effizient Anforderungen und Geschäftsprozesse zu analysieren. Neben Brownpaper-Prozess-Aufnahmen haben wir reine BPMN-Prozess-Modellierungen (Business Process Model and Notation) genutzt. Viele Firmen haben auch eigene Prozess-Landkarten mit entsprechenden End-to-End-Geschäftsprozessen entwickelt und mit uns zusammen genutzt. Auch wir verwenden ein eigenes Geschäftsprozess-Verzeichnis mit über 1.200 Einzelprozessen. Dieses nutzen wir für Handelsunternehmen, um großflächige Prozess-Aufnahmen, u.a. bei der Ermittlung von Zielarchitektur, zu unterstützen.

Genug der Referenzmodelle, grundsätzlich sollen Geschäftsprozesse eine vom Kunden erwartete Leistung erzeugen. Diese Leistung wird funktions- als auch organisationsübergreifend erbracht. Es interessiert den “Endkunden” schlichtweg nicht, in welcher internen Abteilung die Beteiligten im Organigramm abgebildet werden oder wer der Budget-Eigner ist. Das Erfolgsgeheimnis von Unternehmen liegt darin, neue Leistungen und Prozesse zu erfinden oder zu kombinieren, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

Wie erreichen wir nun bei unseren Auftraggebern und deren Mitarbeitern die Begeisterung, insbesondere für übergreifende Geschäftsprozesse und deren Zusammenhänge?

Wir führen nach einer kurzen Einführung unsere Workshops zu neuen Geschäftsmodellen oder -prozessen immer an weißen Wänden (White Boards) durch. Schnell füllen sich die leeren Wände mit ersten Skizzen und Ideen, und die Teilnehmer bringen sich persönlich durch Stichworte und Skizzen ein.

Die Arbeit an mehreren Wänden erleichtert die Korrekturen und Kombinationsmöglichkeiten. Als einzige Stütze moderieren wir Aufgabenstellungen und geben Hinweise wie und in welcher Weise Gruppierungen und strukturgebende Merkmale erarbeitet und genutzt werden können. Je mehr die Teilnehmer an die Wand “werfen” und später sinnvoll zusammenführen, desto produktiver gestaltet sich das Ergebnis.

Die Ergebnisse der weißen Wände sollten immer von den Teilnehmern protokolliert und ggf. auch als Prozesse modelliert werden. Nach einigen Workshops ist das Vorgehen bei den Teilnehmern etabliert und lässt sich von der ersten Idee bis zur Nutzung beim Kunden immer wieder einsetzen.

Oft wird die höchste Akzeptanz durch ganz einfache Vorgehensweisen erzielt.

Christoph Lefkes