Gestern haben wir mal wieder Okaloa Flowlab gespielt. Das ist eine Business-Simulation, bei der man verschiedene Arten der Abarbeitung von Aufgaben ausprobieren kann. Die Aufgaben werden durch Kärtchen auf dem Spielbrett dargestellt, eine Runde des Spiels simuliert einen Arbeitstag. Wenn ein Kärtchen abgearbeitet (und ggf. abgenommen) ist, schiebt man es eine Spalte weiter. Wir starten immer mit dem Modus “klassisches Projektmanagement”, d.h. es gibt einen Projektleiter, der die Arbeit koordiniert und immer darauf achtet, dass seine Leute gut ausgelastet sind.

Diesmal hatte ich, wie schon öfter, den Projektleiter gespielt. Meine MitspielerInnen hatten ihre Aufgabenkärtchen auf dem Spielfeld schön in Reih’ und Glied angeordnet, so dass man sehen konnte, wer welche Aufgaben in Bearbeitung hat. Pro Person gab es eine Reihe (“Swim Lane”), das sah dann für die sechs Leute ungefähr so aus:

Für mich als klassischen Projektleiter hatte das eine unerwartete Nebenwirkung. Die linke Spalte (“Ready”) war an den meisten Tagen sehr voll, und ich konnte es einfach nicht über’s Herz bringen, irgendwem noch eine neue Aufgabe zuzuteilen. Das war so nicht vorgesehen.

Vielleicht bin ich jetzt für die Rolle “klassischer Projektleiter” nicht mehr zu gebrauchen. Aber für Sie (als “Abarbeiter” in einer klassischen PM-Situation) ergibt sich daraus natürlich ein Tipp: Wenn Sie die Arbeit visualisieren, sie z.B. in Form von Kärtchen an ein Brett heften, dann wird für alle sichtbar, wieviel angefangene Arbeit (WIP) gerade in den jeweiligen Phasen ist. Dann gibt es vielleicht eine Chance, dass nicht allzu viele neue Aufgaben “in das System gekippt werden” (diesen Ausdruck habe ich jetzt schon mehrmals gehört).

Man nennt das manchmal auch Proto-Kanban – die Aufgaben werden durchaus visualisiert, es gibt aber noch kein richtiges Kanban-System, weil es keine WIP-Limits gibt. Auch damit kann man schon positive Effekte erzielen:

• Alle sind sich einig, welche Arbeitsschritte eine Anforderung durchläuft (das sind die Spalten).
• Man sieht, welche Arbeit angefangen ist.
• Man sieht, wer woran arbeitet.
• Man kann gemeinsam vor dem Board stehen und die nächsten Aufgaben koordinieren.

Und wenn Ihr Projektleiter dabei gelegentliche Hemmungen entwickelt bei der Zuteilung von neuen Aufgaben, bekommen Sie so etwas wie ein ganz weiches WIP-Limit noch oben drauf.

Matthias Berth