Als ihre Hauptaufgabe sehen Projekt-Management-Offices, Programm-Manager und Portfolio-Manager die Projekt-Priorisierung an. Um die Vielzahl von Vorhaben/Projekten in eine Reihenfolge zu bringen, werden verschiedene Kriterien wie wirtschaftlicher Nutzen, strategische Relevanz, gesetzliche Notwendigkeiten, Verzögerungskosten oder “begrenzte” Verfügbarkeiten genutzt.
Im Ergebnis soll die Projekt-Reihenfolge die Unternehmenseinheiten auf wenige notwendige Projekte konzentrieren, die dann mit höchster Priorität von allen Beteiligten realisiert werden. Gerade die Durchlaufgeschwindigkeit dieser Projekte ist die Grundlage für den Wettbewerbsvorteil einzelner Unternehmen.
Leider verwenden allzu viele Unternehmens-Entscheider deutlich zu viel Zeit darauf, eine Reihenfolge für alle Projekte zu bestimmen. Daneben existieren auch noch Entscheidungswege für die Projektreihenfolge, die auf rein politischer und persönlicher Ebene und dem Austausch von “Gefälligkeiten” basieren. Bedauerlicherweise nehmen diese nicht messbaren Entscheidungswege immer häufiger zu. Um ein Gegengewicht zu politisch geprägten Projekt-Priorisierungen zu bilden, hier unsere verkürzte Empfehlung:
Reduzieren Sie die Intervalle für die Priorisierung auf jeweils 3 Monate.
Fokussieren Sie sich nur auf übergreifende Projekte die mehrere Unternehmensbereiche/Applikationen/Services betreffen.
Legen Sie für 3 Monate nur maximal 10 Projekte (ideal 5) fest und achten Sie hier aber besonders auf die qualitative Umsetzung.
Wenn ein priorisiertes Projekt seinen gesetztes 3-Monats-Ziel verfehlt, starten Sie sofort eine Neubewertung des Projekts.
Nutzen Sie unbedingt die Bewertung von Verzögerungskosten (cost of delay), Durchlaufzeiten (cycle time) und Engpässen (work in progress und constraints)
Kommunizieren Sie die 5-10 priorisierten Projekte auf allen Ebenen des Unternehmens zusammen mit einem “Drei-Zeiler” der den wesentlichen Nutzen für alle Führungskräfte und Mitarbeiter benennt und messbare Kriterien für den Nutzen darstellt (hier können die Prinzipien zur Nutzung von OKR’s – objectives key results unterstützen)
Schnelligkeit lässt sich durch nachvollziehbare Regeln und einfache Erklärungen zum Nutzen massiv steigern, bitte geben Sie diesem Ansatz eine Chance!
Christoph Lefkes