Auf maximale Auslastung hin zu managen ist ganz einfach: machen Sie kontinuierlich Druck (gern auch Kostendruck) bei den Ressourcen. Wenn dann fast nichts mehr geht, weil die Wartezeiten explodieren und die Qualität in den Keller geht, wissen Sie, dass Sie so nahe wie möglich an das Ideal der 100% Auslastung herangekommen sind. So ist es zum Beispiel bei Krankenhausbetten zu beobachten.

Die Auslastung im Projektgeschäft relativ stabil und deutlich unterhalb von 100%, zum Beispiel um die 80%, zu halten ist schwieriger. Wenn die Ressource ein Raum, ein Krankenbett, oder ein Feuerwehr-Fahrzeug ist, kann man die Auslastung wenigstens noch zuverlässig bestimmen. Aber bei einem Wissensarbeiter? Wann ist der ausgelastet, wann hat er Leerlauf? Email checken? Einem Kollegen helfen? Sich etwas zu Technologie X anlesen? Es ist aussichtslos, und der Versuch einer Erfassung wird sehr leicht als Überwachung und mangelndes Vertrauen in die MitarbeiterInnen interpretiert.

Was bleibt ist die Maxime: Auslastung vernachlässigen, Warteschlangen managen.

Lösen Sie sich vom Auslastungsdenken. Die Länge der Warteschlangen wirkt genauso auf die Durchlaufzeiten, und sie ist wesentlich leichter zu beobachten und zu beeinflussen. Senken Sie die Durchlaufzeiten, das verbesert die Qualität und die Kundenzufriedenheit – die “optimale” Auslastung stellt sich dann von selbst ein.

Noch ein Gedanke, bevor Sie (hoffentlich bald) in das Wochenende gehen:

“It’s necessary to be slightly underemployed if you want to do something significant.”
– James Watson, Ko-Entdecker der Doppelhelix-Struktur der DNA, Nobelpreisträger 1962, in H. Judson: The Eigth Day of Creation

Matthias Berth