“Ständige Verbesserung - gut und schön, aber wir haben einfach keine Zeit für sowas.” So grundsätzlich wird das kaum einmal formuliert. Aber im Einzelfall, nachdem gerade wieder eine Krise gebändigt wurde, heißt es: “Jetzt mal Vorbeugen? Keine Zeit.” Die letzte Krise kam ja völlig überraschend, also sind wir jetzt noch später dran.

Teammitglieder möchten vielleicht gern etwas besser machen, etwa einen Ablauf automatisieren oder ein Refactoring durchführen. Trotzdem sagen sie oft: “Dafür habe ich jetzt leider keine Zeit.” Sie setzen damit die mehr oder weniger explizit genannten Prioritäten des Unternehmens um: Was hier zählt, sind Resultate. Lob gibt’s für die erfolgreiche Feuerlöschaktion. Die unspektakulären Aufgaben der Vorbeugung werden dagegen nicht gesehen und gewürdigt.

Wie kann man das auflösen? Für’s Erste einigen wir uns mal darauf, dass kontinuierliche Verbesserung (Kaizen) langfristig gut investierte Zeit ist. Es geht also darum, die Prioritäten so zurechtzurücken, dass Spielraum für kontinuierliche Verbesserung entsteht.

Ein Schritt besteht in der Ermutigung von oben: “Wir wollen besser werden, Fehler vermeiden, nicht immer wieder auf Hau-Ruck-Aktionen angewiesen sein. Ab heute ist es also OK, wenn Ihr Zeit in die Vermeidung der nächsten Krise investiert.”

Meist reicht die reine Ansage nicht, weil die impliziten Prioritäten immer noch wirksam sind. Eine Option ist, kontinuierliche Verbesserung “institutionalisieren”, sie also zu einem Teil unserer Arbeitsweise machen.

Ein Beispiel zur Inspiration: Der schweizer Klebebandhersteller Siga reserviert seit Jahren jeden zehnten Arbeitstag fürs Nachdenken über Arbeitsabläufe und Fehler und generiert so 20000 Verbesserungsideen im Jahr, von denen zwei Drittel auch umgesetzt werden. Jeden zweiten Freitag ruht die Arbeit in Büros, und die Produktionsanlagen stehen still. Die Teams probieren an diesen Tagen Verbesserungen aus und setzen sie wenn möglich sofort um. Siga hat übrigens 400 Mitarbeiter, das macht durchschnittlich 50 Ideen pro Mitarbeiter und Jahr. Die Verbesserungen können klein sein, es wird im Team entschieden, was umzusetzen ist. Rentabilitätsbetrachtungen werden kaum gemacht.

Wenn Verbesserungen in einem regelmäßigen Rhythmus umgesetzt werden, hat das einige Vorteile:

• es ist ein klares Signal für die Prioritäten des Unternehmens: kontinuierliche Verbesserung ist uns wichtig
• gute Ideen bleiben nicht lange liegen (maximal 2 Wochen im Fall von Siga)
• es gibt ein festes Zeitbudget für Verbesserungen, dadurch können sie nicht durch die “Krise des Monats” verdrängt werden
• die MitarbeiterInnen bekommen Routine in der Umsetzung von Verbesserungen
• alle stehen am selben Tag zur Verfügung, verschiedene Abteilungen können sich so schnell abstimmen

Die Geschäftsführung von Siga meint übrigens, dass man ohne die vielen Verbesserungen schon lange nicht mehr in der Schweiz produzieren könnte.